Slides Schrubben
Joah. Schon der gebräuchliche Terminus Technicus lässt vermuten: Darauf hat niemand so richtig Bock. Vertriebler werden für ihre Vertriebserfolge gefeiert. Nicht für ihren Sinn für Ästhetik oder ihr feines Auge. Pixel perfect Powerpoint Präsentationen will trotzdem jeder – schließlich isst das Auge mit, der Köder muss dem Fisch … und so weiter.
Slide Decks und Folienmaster gehören einerseits zur Grundausstattung aller Client Facing Teams aller Unternehmen. Warum die meisten Decks und Präsentationen trotzdem Murks sind, wird klar, wenn man sich vor Augen führt, wie viel Fleißarbeit in solchen Decks stecken kann. Kein Wunder, dass sich eine ganze Branche rund um das Erschaffen von Präsentationen und Folienmastern entwickelt hat.
Hoher Anspruch ...
… und niedriges Budget? Klassiker! Bei HQ wurde vieles im ‚DIY‘-Stil gemacht – das Resultat waren oft schludrige Template-Baustellen, auf der jede Abteilung und jede:r Kolleg:in eine ganz eigene Suppe kochte. Wenigstens On-Brand? Selten.
Die Lösung: Eine umfassende Folien-Bibliothek. Alle Selling Points, alle Produkt-Features alle Talking-Points abdecken. Und so insbesondere das Vertriebsteam in die Lage versetzen, sämtliche Präsentationen in kürzester Zeit – und mit zugleich hohem Anspruch an Brand-Wirkung – im Alleingang zusammenzustoppeln.
Jede der gängigen Storylines sollte als „Standard-Set“ vorhanden sein, alle Slides sollten in mehreren Varianten und in verschiedenen Farb-Patterns verfügbar sein. Achja: Und bitte in Deutsch, Englisch, Spanisch und Italienisch.
Wer sich mit einer Einkaufsliste wie dieser an eine spezialisierte Powerpoint-Agentur wendet, dem werden mittlere fünfstellige Preisschildchen präsentiert. Upsa! Wucher? Nö, ehrlich gesagt ist das nur fair.
Das Projekt musste also In-House erledigt werden.
Und dann stellte sich noch die Frage: Was tun, wenn sich ein Software-Feature verändert?
Inhalte
Knapp über 40 Software-Features und "Widgets" und die grundlegenden Selling-Points gesellten sich schnell zu Inhalten wie den Team-Vorstellungen, individuellen Intros, Slides über Partner und Kunden, Case Studies, Testimonials, Karten, um Region-spezifische Aspekte zu beleuchten, Kontakt-Slides und einigen weiteren.
Der Grundbaukasten enthielt bereits 108 Slides und eine Reihe von Bibliotheken-Slides (Icons, Logos, Fotos). In vier Sprachen und je drei Varianten ergab das ... öhhhh ... eine unhandliche Menge Folien.
Slide-Deck-Assistent
Die Kolleg:innen hätten wenig gewonnen, wenn sie sich aus diesem Wust nun bedienen sollten. Um ihnen den Zugriff zu erleichtern, bauten wir einen Slide-Deck-Assistenten auf Basis von Monday.com und GDrive. Mit wenigen Klicks konnten sich nun alle das Deck zusammenbauen, das für die nächste Präsentation gebraucht würde. Ein automatisierter Reminder erinnert alle daran, neu gestaltete Folien in eine Art Rückkanal einzuspeisen.
Nur Sonderwünsche mussten weiter 'zu Fuß' gebaut werden.
Automatische Inhalte!?
Und was machen wir, wenn sich ein Software-Feature ändert? Muss dann "der Prakti" alle Screenshots in den deutschen, englischen, spanischen und italienischen Slides in allen Varianten ausfindig machen, ersetzen und für eine korrekte Datenhaltung sorgen? Nee. Diesen Quatsch haben wir durch eine teilautomatisierte Lösung ersetzt, die immer die aktuellen Screenshots aus der "Single Source of Truth" der Product-Menschen in die Folien übernimmt. Nur neue Folien müssen weiterhin per Hand gebaut und eingefügt werden.
Ergebnisse
Das Zusammenspiel aus Slide-Bibliotheken, Folienmaster, neuem Präsi-Workflow, der teilweisen Automatisierung und dem Deck-Assistenten spart eine MENGE Zeit und Nerven. Und Geld. Auch wenn der Folien-Wildwuchs wohl niemals 100% eingedämmt werden kann, ist man so einen mächtigen Schritt weiter: Kollegen aller Abteilungen können Präsentationen zusammenbauen, die On-Brand sind, schick aussehen und immer automatisch auf dem neuesten Stand sind. Auch die initialen Agentur-Kosten wurden umschifft.
Resultat: Ultraschicke Präsis megaschnell.In gut.
Ganze zwei (2!) Tage nach der internen Vorstellung des neuen Präsi-Workflows kam der eine Kollege, der das Memo nicht bekommen hatte in heller Panik ins Marketing-Office. Ob man ihm helfen könne, eine Präsentation für einen wichtigen Partner zu bauen. Bis … ähhh … morgen. Klar.
Versteht sich von selbst, dass wir ihn erstmal zappeln ließen.
Is‘ ja nich so die feine Art.
Seine 30+-Slide-Präsi war trotzdem nach knapp 20 Minuten fertig.
Na gut, er musste noch seinen Namen vorn einfügen.
Da hatter sich jefreut.